【IT基礎知識】CMSとは？導入や運用のポイント・注意点

おんたまが運営しているこのブログは「WordPress」というCMSを使用しています。おそらくブログやWeb制作をする人には聞き馴染みのあるサービスですね。

しかし、世の中にはWordPressに限らずたくさんの種類のCMSがありますし、複数のCMSを活用している企業も多いのではないでしょうか。

そこで今回はそもそも「CMS」とは何か？についてと、個人でも仕事でもCMSの導入や運用に関わってきたおんたまがCMSを導入する際に念頭においた方が良いと思うポイントや注意点をご紹介したいと思います。

CMS（コンテンツマネジメントシステム）とは？

CMS（コンテンツマネジメントシステム）とは、HTMLなどのWeb制作の専門知識がなくてもWebサイトの制作・更新ができるシステムのことをいいます。

名前の通り「コンテンツを管理するシステム」なので、CMS内で画像・機能・装飾などが既にパーツとして管理されていて、そのパーツを直感的な操作でサイトに配置することができます。

冒頭でも上げたように有名なCMSの一つにWordPressがありますが、それ以外にも得意なサイト規模や用途、無償・有料など、さまざまな特徴を持ったCMSが販売・提供されています。

CMS活用のメリット

コーディングの専門知識がなくてもサイト更新ができる

CMS活用の一番のポイントは、やはりコーディングをしなくても直感的にページを制作・更新しやすい点ではないでしょうか。

このブログ記事もそうですが、コーディングせずにWordPress上の設定インターフェースで見出しやフォントの色を選択して実装しています。

サイトを作った後、お知らせ更新や軽微な変更であればコーダーやプログラマーに依頼せず自社内で完結させることが可能です。

外部サービスとの連携がしやすくなる

CMSサービスによっては他の外部サービスやプラグインと連携することでより使いやすくすることができます。

例えば通常お問合せフォームの実装は難易度が高いのですが、お問合せフォームに特化したCMSサービスや、CMSサイト自体にお問い合わせ用のプラグインを利用することで比較的簡単に実装が可能です。

このようにCMSによってはカスタマイズも他のCMSやプラグインと組み合わせて実現することができます。

制作コスト・スケジュールの削減につながることがある

サイトを一から制作する場合、オリジナル性を高く表現できる分スケジュールも費用も高くなりやすいと思います。

その点CMSだと既にできることが決められていてパッケージ化されていることが多いため、固定プランで販売されていたり、オープンソースで無償提供されています。

既にある程度テンプレート化されている分、カスタマイズをする場合も一から制作するよりコストもスケジュールも抑えられる可能性が高いです。

また更新内容によっては運用も自社内で完結することでコストダウンできる可能性があります。

CMS活用のデメリット

カスタマイズが難しい場合がある

CMSはパッケージ化されている分、デフォルトの設定やプラグインでは希望している要件の反映が難しい場合があります。

どうしてもCMS上で再現したい場合は結局コーディングやプログラムでの調整が必要になるため、最初に予定していたコストやスケジュールに実は間に合わない！といった想定外が発生する可能性があります。

システムの複雑さにより学習コストがかかる場合がある

コーディングの知識がなくても操作ができる点が魅力のCMSですが、まったくパソコンを触ったことがない人だとうまく活用できない可能性があります。

業務でも実際にCMSを使用してみて、コードは書けなくともある程度パソコンの操作に慣れていたり、基本的なITリテラシーは持っておく方が良いのではないかと感じました。

また、複数人で管理をする場合、みんなが同じように更新ができるよう手順をまとめる作業も必要になると思います。

システムの停止時間が発生する場合がある

CMSによってはバージョンアップの更新が必要だったりCMSの管理会社側でメンテナンス時間が設けられることがあります。

メンテナンスの内容によっては一時的にサイトや機能が停止してしまうことがあるので、緊急のトラブル対応やメンテナンスがいつ発生するかを把握しておく必要があります。

CMSを導入する際のポイント・注意点

次にCMSのメリット・デメリットを踏まえて、導入を検討・実施する場合に心がけたいポイントをご紹介したいと思います。

CMSでどのようなことをしたいか要件を固める

どのCMSを導入するか探し始める前に「サイトでどのようなことをしたいか」を極力可視化しておくことが重要です。

CMSはできることがパッケージ化されている分、得意・不得意が顕著に現れやすいと感じています。

あれもこれもできるようにしたい！と要望をモリモリにしてしまうと、場合によっては一から作るよりも高くなってしまったり、想定していたリリースが後ろ倒しになってしまいます。

またリニューアルの場合は前のサイトでできていたことが、導入したCMSではできなくなってしまった！ということも起こる可能性があります。

そのためCMSを検討する場合は、極力事前に求める要件や優先度を固めた方が後々の想定外を減らすことができると思います。

CMSを利用する人のステータスを把握する

CMSはコーディングやプログラミングの知識がなくても更新できることがメリットですが、その上で誰が更新担当者になるかは事前に想定しておいた方が良いと思います。

デメリットでも挙げましたが、いくらノーコードのツールでもパソコン利用の基本的知識がなかったり、ツールを扱うための学習意欲がないとせっかくのCMSが手持ちぶたさになりかねません。

そのため、利用者にどれくらいのITリテラシーがあるかを把握することで、どのようなCMSが良さそうか、または本当にCMS導入が適しているかの判断材料になると思います。

またWordPressやその他のCMSを扱う上で基本的なコーディング知識はあってよかったなと感じています。タグやソースの意味がわかると部分的なカスタマイズは自身で完結できたからです。

Webデザイナーやディレクターでコーディングはしないという方でも、CMSを扱うのであればタグやソースの意味がなんとなくわかる（自分でネットなどで調べて理解できる）程度には覚えておくと良いのかなと思いました。

実装だけでなく運用コストも想定しておく

費用については導入時にかかるコストに目が行きがちかもしれません。しかしCMSに限らずですが、サイトは作って終わりではなくその後も更新し続けることが前提です。

そのため、導入を検討する際はどんな機能が実装できるかだけでなく、サービス側のサポート体制や運用のランニングコストも確認した方が良いでしょう。

特に自社で運用する場合はCMS側でヘルプデスクなどの体制がないと、自身でドキュメントを読んで判断したり、検索して調べる必要が出てきます。

せっかく制作費を抑えても日々の運用に時間を取られて人件費がかかってしまうと本末転倒なので、事前にCMSを誰がどれくらいの頻度でどんなことに使うかを想定しましょう。

CMSの利用手順やルールを決めておく

これはどのCMSを導入するか決めた後で良いですが、サイト制作をしている中盤〜後半あたりのタイミングで利用手順や利用ルールを決めてまとめておくとスムーズです。

ひとりで小規模のサイトを運営するか、複数人で大規模のサイトを運用するかなどの状況によって力の入れ具合は変わると思いますが、サイトは完成したもののどんなふうに扱うか・管理していくかを決めていないと最初に思い描いていたような更新ができない可能性があります。

特に複数人で一元管理する場合、担当者によって使用可能な範囲や更新方法が違うと負担が偏ってしまったり誤った操作をしてトラブルの元になりかねません。

導入したCMSの全容把握やどんな機能を使うかが決まったら、利用手順・ルールをドキュメント化したり扱う担当者内で認識のすり合わせをするべきでしょう。

なお、最初に手順やルールを決めても運用していく中で改善点が見つかることも多いので、その場合も適宜アップデートして都度利用者間で認識を合わせていくと良いです。

まとめ

CMSは様々な利用用途で個人から大企業までが使用しているとても便利なシステムです。しかし、自身が利用したり導入のお手伝いをして感じたのは「なんでもできる魔法のシステム」ではないということです。

CMSには得意・不得意があるのでそのサービスの良い点だけでなく、苦手なことが何かも事前に把握しておくと後々の齟齬やリスクを減らせると思います。

また、利用者側がCMSでどんなことをやりたいかを明確にしておくことで要件に合ったサイト制作・運用方法を見つけられると思うので、ぜひ参考にしていただければと思います！