Webディレクターがプロジェクトマネジメントで心掛けている5つのポイント

みなさんはプロジェクトの計画を立てたものの、予想外の事態が起きたり予定通り進めることができなかった経験はありますか？おんたまはWebディレクターになってから何度かありました…。

そこで今回は、約1年半のWebディレクター経験を通して先輩や実体験から学んだ、プロジェクトをより良く進行するために心がけている5つのポイントをご紹介したいと思います。

なお、プロジェクト進行前の計画の立て方について知りたい方はぜひ以下の記事からお読みください！

円滑なプロジェクト進行とはどんな状態？

そもそも円滑なプロジェクト進行とはどのような状態でしょうか？人によって考え方が変わる部分もあるかと思いますが、主に以下のような状態が挙げられると思います。

スケジュールが予定通りに進んでいる

スケジュールが予定通りに進むということは目標のリリース日も予定通り公開ができるということです。

また想定している作業工数・工期も予定通りに確保された状態で進行できると、クリエイティブメンバーの負担を減らしクオリティの向上につながります。
※最初に適切なスケジュールが立てられていることが前提にはなります。

クオリティとコストのバランスが担保されている

クライアントに満足してもらうためには相手の想定通り、もしくはそれ以上にクオリティの高い成果物・サービスを提供することを求められます。

ただコストやリソースをど返しにした無理な進行をしてしまうと、会社として利益が得られず機能しなくなってしまいます。

そのためディレクターはクライアントに提供する商品のクオリティと社内リソースの担保の両立が求められます。

リスクを適切に回避・対処ができている

どんなに念入りに計画を立てたとしても、さまざまな要因でリスクが発生してしまうことがあります。

その際全てのリスクを無理やり回避するのではなく、起こりうるリスクの重要度やプロジェクトにおける優先事項を把握して適切に対処することが大切です。

各ステークホルダーが理解・納得できている

ステークホルダーとはサービスを作る段階からリリース後まで関わるすべての関係者のことを指します。例えばWeb制作では以下のような方々が該当すると思います。

プロジェクトにはクライアント、自社、協力会社など様々なバックグラウンドを持つ関係者の思惑が交差します。

ときにはすべてのステークホルダーの要望を100％反映しきれないこともあると思います。そのようなときに折半案やコミュニケーションでなるべくみんなが納得できる状態にすることもプロジェクト管理において重要です。

プロジェクトマネジメントで心がけるべきポイントについて

それでは、Webディレクターとして円滑なプロジェクト進行をするために心がけているポイントを5つご紹介します。

1.細かく進捗確認・共有をする

スケジュールを立てたらクライアントやチームメンバーに問題ないか事前確認をしますが、了承を得た後もタスクをお願いする度にそのタスクの期限日を共有するようにします。

また、期限日の前日や半日前になっても返事がない場合は再度リマインドをかけるようにしています。

メールなどで連絡する場合は件名の文頭に【リマインド】などの文言を付けて、ひと目で確認依頼の内容であることを相手がわかるように送っています。

リマインド確認をした上で思ったより進みが悪い場合は、要因を聞き状況に応じてスケジュールの調整や代替案を提案します。

また、作業内容やスケジュールが変わる場合は、他のステークホルダーにも状況報告をしてプロジェクトに関わるメンバー全体で方向性の認識をすり合わせしましょう。

2.口頭とテキストコミュニケーションを使い分ける

各ステークホルダーとのコミュニケーションは口頭とテキストをうまく使い分けることがコツです。

口頭でコミュニケーションをとった場合も、トラブルや認識違いを防ぐために極力同じ内容をメールや議事録で共有してやりとりの証跡を残すようにしましょう。

なお、トラブルやミス防止の対策については以下記事でも紹介しています！

3.自分の意見や考えを持った上で相談する

プロジェクトを進行する中で、想定していなかった対応が発生して迷うこともあると思います。

そのようなときは上司やチームメンバーに相談することも多いのですが、ただ悩んでいることを伝えるのではなく、自身の考えや調べたことを伝えた上でアドバイスをもらうようにしています。

例えば修正依頼が多く想定工数を超えてしまいそうな場合は以下のように相談しています。

「想定より工数が超えてしまいそうです。どうしたら良いでしょうか。」

「想定より工数が超えてしまいそうです。クライアントに追加で費用を頂けないか交渉したいと思いますが、他により良い対応案や交渉時に気をつけたほうが良いことがあればアドバイスください。」

上記のように伝える理由は2つあります。

一つ目は相談事項の理解・解決までのスピードです。自身の意見や考えを先に伝えることで相談される相手もその案を起点に考えてもらいやすくなります。

相談に関わるコミュニケーションも作業工数に含まれることがあるので、極力スムーズに進行させたいところです。

2つ目は相談相手に信頼してもらうためです。知見のあるメンバーに頼ることはプロジェクト進行において大切なことですが、Webディレクターはあくまでもプロジェクトの進行責任者として主導する立場にあります。

クライアント、メンバーどちらからも「この人になら任せられる」と思ってもらうことが大切です。そのためプロジェクトに関わる課題や知識について知見が乏しい場合は、極力調べてから相談するようにしています。

4.想定外の厳しい対応はできるだけ代替案を出す

プロジェクトの中でどうしても納期やコストに見合わない対応を依頼されることもあります。しかも、その依頼が相手からしてみたらそんなに大変ではないと思われている可能性があります。

そのため、ただ「できません」と返すだけだと「なぜできないんだ！」と相手の心象を悪くしてしまう可能性があります。

そこでどうしても対応が難しい場合は、どうして難しいのかという理由と、できれば代替案を提案するようにしています。

その修正は予定のスケジュールでは間に合わないので出来かねます。

その修正は〇〇の理由でリリース日までの対応が難しくなっております。△△の方法でしたら納期に間に合うため、一旦ご提案の対応で進行させていただくのはいかがでしょうか。

経験上後者の伝え方の方が相手にできないこと自体を受け入れてもらいやすくなると感じています。

なお、もし上記のように代替案を伝えて却下された場合は、スケジュールを伸ばしてでも要望の依頼を受けるか、間に合うようにリソースを増やす分費用をもらうなどで交渉をすることが多いです。

5.ステークホルダーの特徴と相互関係を捉える

チームメンバーやクライアントがどんな人たち・組織なのかを、意識するとコミュニケーションがとりやすくなるかと思います。

また、複数のステークホルダーが関わっている場合は、誰がどういう人と繋がっていてどのような立場の人か相互関係を把握することもポイントです。

例えばお金の相談ならなるべく決裁者に近い上長の人、デザイン確認の連絡ならプロジェクト担当者、というふうに確認したいことに対して一番精通している人を判断して声をかける感じです。

相手によって態度を変えるのは良くありませんが、誠実な対応を前提として相手に合わせたコミュニケーションを心がけることは、進行のスピード感アップや良好な関係性づくりにつながると思います！

まとめ

以上がプロジェクトマネジメント時にWebディレクターとして心掛けている5つのポイントでした。

特にプロジェクト管理で学んだコミュニケーションの取り方については、Web制作に限らずどんな場面でも役に立つワークハックだと思います。

また今回は各ステークホルダー共通のポイントとしてご紹介しましたが、「クリエイティブメンバーへの制作依頼の仕方についてより詳しく知りたい」といった方はぜひ以下記事もチェックしてみてください！