仕事の中で学んだ円滑なコミュニケーションのためのメール文章術

リモートワークが主流になった昨今、コミュニケーションの手段としてメールやチャットが一番多いという方も増えてきているのではないでしょうか？私自身コロナ前と比べてテキストコミュニケーションの割合がグッと増えました。

またWebディレクターとしてクライアントやメンバーとの合意や確認の証跡を残すためにもメールは重要な手段であり、伝えたいことを正確に伝えられる文章の重要性を感じています。

そこで今回は、自分なりに意識をしているメール作成時のポイントを6つまとめてみました。

メール文章の作成で心がけているポイント

1.一行を長くしすぎない

私の場合、丁寧に伝えようとすればするほど文章が長くなってしまいがちです。そのため一度メールを作成したら以下のようなポイントで文を短くできないか見直すようにしています。

一度メール文を作成した後に少し時間を置いて見直すと違和感や間違いに気が付きやすいです。またメールに直接書く前にメモ帳に書いてみると、より俯瞰的に見直しやすいと感じました。

2.箇条書きを活用する

共有や確認したいことが複数ある場合は文章でだらだらと書かず箇条書きにしています。

Aページ分の素材ですが、いつ頃ご提供いただけますでしょうか。
また、9/1に先行してお送りしたBページのデザインについては特に問題ございませんでしょうか。
こちら明日までに一度ご返信をお願いいたします。

以下2点について、明日までに一度ご返信をお願いいたします。
① Aページ分の素材ですが、いつ頃ご提供いただけますでしょうか。
② 9/1に先行してお送りしたBページのデザインについては特に問題ございませんでしょうか。

上の文章だと明日までに返信してほしいことがBページのデザイン確認だけなのか、それともAページの素材提供とBページのデザイン確認の両方なのかがパッと見で分かりづらいです。

一方下の文章は、確認事項2点に対して両方とも明日までに返信してほしいことが分かりやすくなっていると思います。

3.引用を活用する

相手から質問や共有連絡をもらって返信する場合は、状況に応じて相手の文章を引用することがあります。そうすることで相手にどの内容に対しての回答か伝えやすくなります。

>見積もりはいつ頃ご用意できそうでしょうか。
→来週水曜日までにはお送りいたします。

引用文には文頭に「>」の記号をつけたりメーラーの引用機能を用いて、その文章が引用であるとわかるようにする必要があります。

また引用を使いすぎたり引用文が長すぎると逆に分かりづらくなってしまうため、使いどきや使用頻度には注意が必要です。

4.特に注目してほしい箇所は太字や色でメリハリをつける

期限や特に確認してほしい箇所の文言は注目してもらえるよう太字や下線・色などをつけています。特にスケジュールに関わることは認識がずれるとトラブルの元になりやすいので目立つようにすることが多いです。

候補日をいくつかご提示いただきありがとうございます。
それでは打ち合わせは10/3（月）15:00〜でお願いいたします。

ただし装飾を使いすぎるとかえって読みづらくなってしまうので、装飾は1メールの中でなるべく1種類・1箇所が妥当かなと思います。

5.相手との関係性に合わせた表現にする

メールを送る相手がクライアントなのか社内メンバーなのかで言葉遣いや表現を変えることがあります。

IT業界では専門用語が多く、業界が異なるクライアントだと言葉の理解が難しくコミュニケーションが複雑になってしまう可能性があります。

WBSを作成しましたので添付にてお送りいたします。

スケジュールを作成しましたので添付にてお送りいたします。

逆に社内メンバーや業界が同じ協力会社などとコミュニケーションを取るときは業界用語を使った方が話が早いこともあるので、相手に合わせて使い分けることが大切だと思います。（たまにわからない用語が飛び交うのでそういうときは裏でこっそり調べながら会話に参加しています…笑）

6.感謝や気遣いの一言を添える

文章術とは少し異なりどんなコミュニケーション手段でも共通に言えることですが、連絡をする際は本題の前後に「ご連絡いただきありがとうございます。」「お手数ですがよろしくお願いいたします。」などの感謝や配慮のひと言を入れるようにしています。

テキストコミュニケーションは情報を正確に伝えるのに適している分、感情的なニュアンスが伝わりづらいデメリットがあります。実際に「メールの連絡はすごくドライだけど電話で話してみたら思ったより話しやすかった！」という方が今までにいました。

最低限の用件だけでもやり取り自体は完結できますが、仕事柄お願いや調整の相談をする場面も多いので、この文章で相手がどんな風に感じそうかは気をつけています。

参考になった文章術の本

テキストコミュニケーション特有の言い回しなどは仕事仲間の良いなと思うところを真似することが多いですが、どんな文章にも共通するポイントは本から学ぶこともありました。

私もまだまだライティングの特訓中ですが、今まで読んだ文章術の本を2冊ご紹介します。

新しい文章力の教室

毎月3000本以上の記事を配信しているニュースサイト「ナタリー」の新人ライターが教わってきた初心者向けの文章術が紹介されています。

本書では文章表現や言い回しなどの細かな注意点をたくさん学ぶことができますが、中でも私は書くまでの準備のところが大変役に立ちました。

紹介されている構造シートを活用してからブログを書くスピードが上がってきたと感じていますし、事前に書く内容を整理することはメールや企画書を作成するときにも応用しています。

書くのがしんどい

書くことに対するあらゆるしんどい原因（書くことがない、伝わらないなど）を克服するためのポイントが紹介されています。

ブログやSNSなどでアウトプットする力をつけるためのノウハウが多めですが、「文章を書こうとすると手が止まってしまう」「なかなか相手に伝わらない」などの悩みがある方にもおすすめです。

また書くことに対するマインドの持ち方や面白い企画の立て方など、文章術だけでなく書き物に対する準備〜発信までを一貫して学べました！

まとめ

以上が私なりに実践しているメール作成の心がけと、参考にした文章術の本紹介でした。

メールなどのテキストコミュニケーションを上手に活用することで、認識ずれのトラブル防止や円滑なプロジェクトの進行に繋がります。一方でテキストコミュニケーションは、連絡の温度感が伝わりづらかったりちゃんと読んでもらえているかすぐにわからないデメリットもあります。

そのためコミュニケーション手段はそのときの状況と伝えたい内容のボリュームに合わせてテキストと口頭をうまく使い分けることが一番大事だと思います。

コミュニケーションエラーをはじめとしたケアレスミス対策についての記事もあるので、よければ合わせて参考にしてみてください！