【業務効率UP】IT企業で学んだPCフォルダの整理方法

私は元々整理整頓が苦手で前職時代はデスクトップも汚なくフォルダ管理もぐちゃぐちゃでした。欲しいデータがどこにあるか見つけるのも一苦労…。そんな私ですが今の会社ではフォルダ管理のルールが決まっていて、そのルールに則ることで以前よりフォルダ整理が改善されました。

そこで今回は、Webディレクターであるおんたまが案件管理のために実践しているPCフォルダの整理方法をご紹介します！

フォルダ管理の理想・心構え

そもそもフォルダを整理した方が良いメリットを認識しておくと整頓を継続しやすいと思います。Webディレクターとして複数案件を担当している私が思う理想の状態は主に以下2点です。

欲しいデータがすぐに探せる

やはり一番は欲しいデータがすぐに見つかることが重要です。Webディレクターとしてクライアントからの支給資料、素材、制作データ、納品物など様々なファイルを取り扱います。どこにあるかわからず探す時間もちりつもで納期や工数を圧迫する原因になりうるので、少しでも時間短縮に繋げる工夫は必要だと思います。

担当案件・クライアントの状態を把握できる

データ自体の整理もですが、フォルダ名や管理方法にルールを設けることで今進行中の案件が何か把握するきっかけになります。別で進捗管理の方法を確立することが基本ですが、ぱっと見てどれくらいの案件があるか確認する術にもなります。

フォルダ管理のポイント

ここから実践しているフォルダ整理のポイントをご紹介します。

フォルダ名を工夫する

フォルダ名の付け方は以下３種類を目的や状況に合わせて利用しています。

ナンバー管理

フォルダの優先順位に合わせて名前の最初に数字をつける方法です。並列で並べるフォルダ同士の中で進行に合わせた順番や優先順位をつけたい場合におすすめです。

ちなみに一桁の数字は「01,02…」と頭に0をつけることで「10」が来てもフォルダ順を保つことができます。また、順序に関わらず常に位置を固定にしたいフォルダは「99」などそれ以上増えないであろうナンバーをつけると常に一番下にあるフォルダにすることができます。

日付管理

公開・納品日などスケジュールベースで管理をしたい際はフォルダ名の頭につけて日付をつけています。

完了した案件は完了済みや年度ごとのフォルダなどを別で用意して格納するルールにすると、進行中案件のボリュームやステータス確認にも役立ちます。

アイウエオ順管理

クライアントを複数担当・管理している場合に、クライアント名で探しやすいようアイウエオ順でフォルダを作ってその中でクライアント分けすると後から探しやすくなります。

ただ担当しているクライアント数が多くなければ、ナンバー管理にしてよくやり取りの多いクライアント順に設定するのもありだと思います。

よく使用するフォルダをテンプレート化する

案件管理など使用目的が明確なフォルダは名前づけや階層のルールを決めてテンプレートを用意しています。テンプレートがあると新規で追加した場合もコピーで簡単に生成することができます。

制作案件の場合、クライアントから支給されたデータや素材、制作データなど各用途ごとにフォルダを分けておくと、欲しいデータが探しやすく、また他メンバーとやり取りする時もいつも使うフォルダを指定することでデータの受け渡しがしやすくなります。

oldフォルダで最新バージョンのデータ管理をする

Web制作の案件ではクライアントから支給データの上書きやテストページの修正依頼が度々入ります。その際に最新データがどれかわからない状態だと先祖返りのミスが起きかねません。

そのためもしファイルを更新する場合、古いデータは「old」などの名前をつけたフォルダへ移すようにし、oldに入っていないデータが常に最新状態であるようにしています。また古いデータも切り戻しや差分の確認で必要になることがあるので削除せず残しておくほうがベターです。

なおフォルダ名の頭に「★」などの記号をつけると名前の昇順で一番上に持ってくることができます。

一時保管のフォルダに頼りすぎない

急いでいると丁寧にフォルダを用意する時間が惜しいこともあります。そういう時にとりあえずデスクトップを綺麗に保つよう一時保管用のフォルダを作って格納する方法があると思います。

ただ私の場合、結局正式に保管したい場所への移動・整理作業を後回しにしすぎてとりあえずフォルダがメインフォルダのようになってしまいました…。とりあえずで格納するので中身ももちろん煩雑なままです。

一時的にデスクトップが綺麗でも肝心なデータを探し出せない状態では意味がないので、とりあえずフォルダでの対策よりも忙しい期間でもデータ整理をする時間を確保する工夫の方が必要でした。

5分、10分整理の時間を確保するだけでも全然違うので、たとえば就業終わりやお昼明けの眠くなる時間など単純作業しても問題ない時間に整理することをおすすめします。（毎日コツコツが難しければ、1週間に1回整理の時間用としてカレンダーへ予定を入れてしまうのも良いかもしれません。）

まとめ

整理・整頓ができない大きな理由として「忙しくて時間がない」がよく挙げられると思います。ただ5分10分でできる作業時間が確保できないことはそもそもの時間の使い方やチーム内の分担に課題があるかもしれません。

ミス防止や作業効率化にもつながることなので、忙しいが理由の場合は個人で何とかしようとしすぎず周りの人に業務相談することも大事かと思います！